إدارة الشؤون الإدارية والخدمات

وتختص بما يلـي:

  1. الإشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والنظم العامة المعمول بها في الشؤون الإدارية بالجهات الاعتبارية العامة.
  2. الإشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ سياسة المركز في مجال الشؤون الإدارية.
  3. تقييم إداء الأقسام من خلال التقارير الدورية التي تعرض عليها وإعداد مقترحات للعمل على تحسين مستوى الأداء كماً وكيفاً وإيجاد الحلول لمواطن القصور والضعف.
  4. إعداد المقترحات الخاصة بالتخطيط والتطوير في الإدارة لغرض الرفع من مستوى تقديم وأداء الخدمة الإدارية بالمركز.
  5. القيام بأعمال شؤون الموظفين والمحفوظات وتنظيم البريد الوارد والصادر والعلاقات والخدمات العامة والخاصة بالموظفين.
  6. المحافظة على ممتلكات المركز من العبث والسطو والسرقة والتخريب والاهتمام بالبيئة العامة للمركز وذلك من خلال الاهتمام بنظافة المكاتب.
  7. المساهمة في البرامج اللازمة لتحقيق أهداف المركز وطموحاته في المجال المحدد للأقسام الواقعة تحت أشراف الإدارة.
  8. موافاة مدير المركز بالتقارير والبيانات الدورية والتي يطلبها في مواعيدها المحددة لها والمتعلقة بنشاطات الأقسام التابعة له والاحتفاظ بنسخ لها لحين الحاجة إليها.
  9. الإشراف ومتابعة الأقسام التابعة لها والتأكد من مدى تحقيقها لأهداف المركز وتنفيذها لأحكام ونصوص القوانين واللوائح والقرارات النافدة.
  10. المساهمة في إعداد التقرير السنوي عن نشاط الإدارة وأي تقرير أخرى تطلب منها.
  11. المساهمة في وضع خطط التدريب وتطوير نظم العمل وتنمية كفاءة العاملين بالأقسام التابعة لها بالتنسيق مع الادارات المختصة.
  12. إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة.
  13. أي مهام أخرى تسند للإدارة.

وتمارس الإدارة اختصاصها خلال الأقسام التالية:

قسم الشؤون الإدارية وتختص بالآتي: –

  • الإشراف على تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح ذات العلاقة بالشؤون الوظيفية والعمل على تطبيقها.
  • رسم سياسة الإصلاح الإداري ضمن نطاق إدارة المركز.
  • اقتراح النظم والوسائل اللازمة لتنمية الوعي التنظيمي ورفع مستوى الكفاءة القيادية الإدارية.
  • القيام بإعداد الدراسات والبحوث المتعلقة بشؤون الموظفين واقتراح النظم والقواعد اللازمة لضمان سير العمل وانتظامه وفقاً للسياسة العامة للمركز.
  • فتح وفهرسة وحفظ وتداول الملفات الموضوعية بشكل يضمن معه سلامة وسرية البيانات والمعلومات الموجودة لهذه الملفات وفقاً لدليل الملفات
  • الإشراف على أعمال الطباعة وآلات التصوير والنسخ والعمل على توفير الصيانة الدورية لها والمحافظة عليها من العبث.
  • متابعة تركيب وصيانة شبكة الهواتف اللازمة لأعمال المركز والإشراف على تشغيلها.
  • متابعة حضور وانصراف الموظفين بالمركز وإعداد الكشوفات حصر أيام الغياب والعمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة بالخصوص.
  • الأشراف على أعمال النظافة العامة لكافة مرافق المركز وتخليصها من كافة المخلفات والقمامة.
  • الاهتمام بحدائق المركز ونظافتها وتحديث أشجارها والمحافظة عليها من العبث
  • إعداد التقارير الدورية على نشاط القسم.
  • أي مهام أخرى تسند للقسم.

قسم شؤون الموظفين ويختص بالآتي: –

  1. مباشرة وانجاز جميع الإجراءات المتعلقة بالشؤون الوظيفية للموظفين بالإدارة والفروع والمكاتب.
  2. الاحتفاظ بالملفات الشخصية لجميع الموظفين بالمركز وتنظيم وضبط طرق تداولها والمحافظة على سريتها والعمل على ترتيبها وتدوين ملخص محتويتها والعمل على أرشفتها الكترونياً.
  3. القيام بأعمال أمانة سر لجنة شؤون الموظفين وإعداد جدول أعمالها والمواضيع التي ستعرض عليها وفقاً لتعليمات رئيس اللجنة وتحرير محاضر لجلسات وتنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة بعد اعتماد المحضر من المدير العام.
  4. متابعة منظومة شؤون الموظفين ومراجعة الجهات المختصة وتزويدها بكل البيانات المطلوبة.
  5. متابعة التغيرات التي تطرأ على الموظفين من الناحية الاجتماعية والوظيفية والمؤثرة في المقابل المالي إيجاباً أو سلباً وموافاة إدارة الشؤون المالية بهذه التغيرات.
  6. إعداد البطاقات المهنية والضمانية للموظفين وغيرها مما تنص عليه التشريعات النافذة.
  7. مسك سجل الملاك الوظيفي المعتمد ومتابعة وتنفيذ كافة التعديلات والمتغيرات التي تطرأ عليه.
  8. تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة عن مدير عام المركز فيما يخص الشؤون الوظيفية وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها.
  9. الإشراف على إتمام إجراءات تعبئة إقرارات الذمة المالية والمحافظة على سريتها بما يتماشى والقوانين واللوائح الصادرة في هذا الشأن.
  10. متابعة إجراءات الإحالة على الضمان الاجتماعي.
  11. متابعة إجراءات عقود الاستخدام للمواطنين والأجانب مع الجهات المختصة.
  12. المشاركة في جميع اللجان التي تتناول أوضاع الموظفين، والتى تتطلب عضويتهم بها.
  13. إعداد التقارير الدورية عن نشاط القسم.
  14. أي مهام أخرى تسند للقسم.

قسم العلاقات العامة والاستقبال ويختص بالآتي: –

  1. تنظيم العلاقات بين المركز ومختلف الجهات الأخرى بالشكل الذي يساعد على قيام روابط قوية تسهيلاً لإجراءات ومصالح المركز.
  2. التواصل مع مختلف الإدارات والمكاتب بالمركز لإنجاز الأعمال المتعلقة بها في مجال اختصاص القسم من خلال تنفيذ البرامج وما تتطلبه من خدمات كاستقبال الخبراء والفنيين والزوار الأجانب تسهيل إجراءات دخولهم وخروجهم وتأمين أقامتهم وتوفير شؤون للضيافة لهم وفقاً للجدول أو برنامج العمل أو الزيارة المقترحة بالتنسيق مع بقية الإدارات والمكاتب.
  3. إتمام إجراءات سفر خبراء وموظفي المركز الموفدين في مهمات رسمية أو إلى دورات تدريبية وذلك بالاتصال بالإدارات والمؤسسات المختلفة لتسهيل مهمتهم حتى يتمكنوا من التفرغ لمهام أعمالهم.
  4. الإشراف على مشاركة المركز في الاحتفالات والمهرجانات المختلفة المقامة بالداخل والخارج وإظهار المركز بالمظهر اللائق.
  5. اتخاذ الإجراءات اللازمة للحجز في الفنادق والمآدب وحجز تذاكر السفر.
  6. استقبال الوفود وتهيئة الإمكانيات المتوفرة لتسهيل مهمتهم وتحديد مواعيد الزيارة مع مسئولي المركز.
  7. تقديم الخدمات والتسهيلات للعاملين بالمركز بما يكفل حسن أداؤهم للعمل في ظروف ملائمة.
  8. القيام بتقديم الخدمات الخاصة بالندوات والمحاضرات والمؤتمرات وورش العمل والمعارض العلمية بتوفير الوجبات الغذائية وخدمات الشاي والقهوة وغيره من الخدمات الأخرى.
  9. التعرف على الصعوبات التي تواجه الموظفين والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها بالتعاون مع الإدارات والأقسام والفروع.
  10. إتمام إجراءات تشغيل وإقامة العاملين غير الوطنيين لدى الجهات الرسمية.
  11. القيام بالأعمال والإجراءات والمعاملات الأخرى التي تكلف بها القسم.
  12. إعداد التقارير الدورية عن نشاط القسم.
  13. أي مهام أخرى تسند للقسم.

قسم النقل والحركة ويختص بالآتي: –

  1. الإشراف على أعمال النقل والحركة ووضع أنسب الطرق والوسائل الكفيلة بتوفير احتياجات المركز من وسائل النقل والإشراف على حركتها والتزام سائقيها بالتقيد بالقواعد المعمول بها في هذا الشأن واستخدامها واستغلالها الاستغلال الأمثل.
  2. العمل على فتح ملفات لجميع المركبات والآليات التابعة للمركز كل وحدة على حده مدونة تشمل جميع البيانات تتضمن برنامج الصيانة الدورية والتأمين الإجباري ورخص التجول والحرص على متابعة الإجراءات الفنية المطلوبة لاستخدام وسائل النقل وإتمام إجراءاتها الفنية والقانونية في الأوقات المحددة.
  3. مراقبة أعمال الصيانة التي تقوم بها الجهات المتعاقد معها على صيانة مركبات وآليات المركز والتأكد من سلامة العمل والأسعار وجودة العمل.
  4. المشاركة في جميع اللجان التي تختص بالنقل والحركة وتحديد المركبات والآليات الغير صالحة.
  5. القيام بتسجيل جميع المركبات والآليات لدى الجهات المختصة.
  6. إعداد التقارير الدورية غير نشاط القسم.
  7. أي مهام أخرى تسند للقسم.

قسم المحفوظات ويختص بما يلــــي

  1. القيام بأعمال الحفظ والتوثيق لكافة معاملات المركز
  2. مســك سجلات البريد الصادر والوارد واستقباله وإرساله وفهرسته وعرضه مع التقسيمات التنظيمية بالمركز وفروعه حسب الاختصاص او مع الجهات خارج المركز بالتنسيق مع قسم العلاقات بالمركز.
  3. تنظيم ومتابعة تداول ملفات حفظ المستندات بما يكفل الحفاظ على سريتها.
  4. فرز وحفظ المراسلات بالملفات والمحافظة عليها من التلف والضياع.
  5. إعداد وعرض وحفظ الملف الدوري.
  6. متابعة الملفات واسترجاعها في الوقت المناسب.
  7. وضع دليل لكل الملفات وفهرستها.
  8. أي مهام أخرى تسند للقسم.