إدارة الشؤون الإدارية والخدمات

وتختص بما يلــــي:

  1. الأشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والنظم العامة المعمول بها في الشؤون الإدارية بالجهات الاعتيادية العامة .
  2. الأشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ سياسة المركز في مجال الشؤون الإدارية.
  3. تقييم إدارة الأقسام من خلال التقارير الدورية التي تعرض عليه منها وإعداد مقترحات للعمل على تحسين مستوى الأداء كماً وكيفاً وإيجاد الحلول لمواطن القصور والضعف.
  4. إعداد المقترحات الخاصة بالتخطيط والتطوير مهماً في الإدارة لغرض الرفع من مستوى تقديم وأداء الخدمة الإدارية بالمركز .
  5. القيام بأعمال شؤون الموظفين والمحفوظات وتنظيم البريد الوارد والصادر والعلاقات والخدمات العامة والخاصة بالموظفين .
  6. المحافظة على ممتلكات المركز من العبث والسطو والسرقة والتخريب والاهتمام بالبيئة العامة للمركز وذلك من خلال الاهتمام بنظافة المكاتب .
  7. المساهمة في البرامج اللازمة لتحقيق أهداف المركز وطموحاته في المجال المحدد للأقسام الواقعة تحت أشراف الإدارة.
  8. موافاة مدير المركز بالتقارير والبيانات الدورية والتي يطلبها في مواعيدها المحددة لها والمتعلقة بنشاطات الأقسام التابعة له والاحتفاظ بنسخ لها لحين الحاجة اليها.
  9. الأشراف ومتابعة الأقسام التابعة له والتأكد من مدى تحقيقها لأهداف وتنفيذها لأحكام ونصوص القوانين واللوائح والقرارات النافدة .
  10. المساهمة في إعداد التقرير السنوي عن نشاط إدارته وأية تقرير أخرى تطلب منه.
  11. المساهمة في وضع خطط التدريب وتطوير نظم العمل وتنمية كفاءة العاملين بالأقسام التابعة له وإحالتها لدوي الاختصاص لتنفيذها.
  12. الأشراف على أقسام الشؤون الإدارية بالفروع وتقييم أعمالها وتدليل الصعاب أمامها من جميع النواحي وإعداد تقارير دورية عنها يرفع لمدير عام المركز.
  13. إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة .
  14. أية أعمال أخرى تسند للإدارة في إطار أختصاصاتها .

الأقسام التابعة لإدارة الشؤون الإدارية و الخدمات

قسم الشؤون الإدارية

  1. الأشراف على تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح المتعلقة بالشؤون الإدارية والعمل على تطبيقها .
  2. رسم سياسة الإصلاح الإداري ضمن نطاق إدارة المركز .
  3. اقتراح النظم والوسائل اللازمة لتنمية الوعي التنظيمي والارتفاع لمستوى الكفاءة القيادية الإدارية .
  4. القيام بإعداد الدراسات والبحوث المتعلقة بشؤون الموظفين واقتراح النظم والقواعد اللازمة كضمان سير العمل وانتظامه بالمركز وفقاً للسياسة العامة للمركز .
  5. استلام وتسجيل البريد الصادر والوارد وتنظيمه وتوزيعه داخلياً وخارجياً .
  6. فتح وفهرسة وحفظ وتداول الملفات الموضوعية بشكل يضمن معه سلامة وسرية البيانات والمعلومات الموجودة لهذه الملفات وفقاً لدليل الملفات .
  7. الأشراف على أعمال الطباعة وآلات التصوير والنسخ والعمل على توفير الصيانة الدورية لها والمحافظة عليها من العبث .
  8. متابعة تركيب وصيانة شبكة الهواتف اللازمة لأعمال المركز والأشراف على تشغيلها .
  9. متابعة حضور وانصراف الموظفين بالمركز وإعداد الكشوفات حصر أيام الغياب والعمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة بالخصوص .
  10. إعداد التقارير الدورية على نشاط القسم .
  11. أية أعمال تسند للقسم في إطار أختصاصاته .

قسم شؤون العاملين

  1. مباشرة وانجاز جميع الإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين الوظيفية بالإدارة والفروع والمكاتب .
  2. الاحتفاظ بالملفات الشخصية لجميع الموظفين بالمركز وتنظيم وضبط طرق تداولها والمحافظة على سريتها والعمل على ترتيبها وتدوين ملخص محتويتها والعمل على أرشفتها الكترونياً .
  3. القيام بأعمال أمانة سر لجنة شؤون العاملين وإعداد جدول أعمالها والمواضيع التي ستعرض عليها وفقاً لتعليمات رئيس اللجنة وتحرير محاضر لجلسات وتنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة بعد اعتماد المحضر من المدير العام .
  4. متابعة منظومة شؤون العاملين ومراجعة إدارة الوظيفة وتزويدها بكل البيانات المطلوبة .
  5. متابعة التغيرات التي تطرأ على العاملين من الناحية الأجتماعية والوظيفية والمؤثرة في المقابل المالي إيجاباً أو سلباً وموافاة قسم الشؤون المالية لهذه التغيرات .
  6. إجراء المطابقة اللازمة للإجازات السنوية وحصرها نهاية كل سنة مالية لجميع العاملين بالمركز .
  7. إعداد العمل المهنية للعاملين وأيضاً البطاقات المهنية الضمانية .
  8. مسك سجل الملاك الوظيفي المعتمد ومتابعة وتنفيذ كافة التعديلات المتغيرات التي تطرأ عليه .
  9. تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة عن مدير عام المركز فيما يخص التعيين وإنهاء الخدمة والفصل والجزاءات التأديبية وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها .
  10. الأشراف على أتمام إجراءات تعبئة قرارات الذمة المالية والمحافظة على سريتها بما يتماشى والقوانين واللوائح الصادرة في هذ ا الشأن .
  11. متابعة إجراءات الضمان الأجتماعي .
  12. متابعة إجراءات عقود الأستخدام للمواطنين والأجانب مع الجهات المختصة .
  13. المشاركة في الميزانية الباب الأول مرتبات .
  14. المشاركة في جميع اللجان التي تتناول أوضاع الموظفين .
  15. إعداد التقارير الدورية عن نشاط القسم .
  16. أية أعمال تستند للقسم في إطار إختصاصاته .

قسم العلاقات العامة والاستقبال

  1. تنظيم العلاقات بين المركز ومختلف الجهات ألآخري بالشكل الذي يساعد على قيام روابط قوية تستهيلاً لإجراءات ومصالح المركز .
  2. التواصل مع مختلف الإدارات والمكاتب بالمركز لإنجاز الأعمال المتعلقة بها في مجال أختصاص القسم من خلال تنفيذ البرامج وما تتطلبه من خدمات كأستقبال الخبراء والفنيين والزوار الأجانب تسهيل إجراءات دخولهم وخروجهم وتأمين أقامتهم وتوفير شؤون للضيافة لهم وفقاً للجدول أو برنامج العمل أو الزيارة المقترحة بالتنسيق مع بقية الإدارات والمكاتب .
  3. أتمام إجراءات سفر خبراء وموظفي المركز الموفدين في مهمات رسمية أو إلى دورات تدريبية وذلك بالاتصال بالإدارات والمؤسسات المختلفة لتسهيل مهمتهم حتى يتمكنوا من التفرغ لمهام أعمالهم .
  4. الأشراف على مشاركة المركز في الاحتفالات والمهرجانات المختلفة المقامة بالداخل والخارج وإظهار المركز بالمظهر اللائق .
  5. اتخاذ الإجراءات اللازمة للحجز في الفنادق والمأدب وحجز تذاكر السفر .
  6. استقبال الوقود وتهيئة الإمكانيات المتوفرة لتسهيل مهمتهم وتحديد مواعيد الزيارة مع مسئولي المركز .
  7. القيام بتسجيل العقارات المملوكة للمركز لدى الجهات المختصة .
  8. القيام بتقديم الخدمات الخاصة بالندوات والمحاضرات والمؤتمرات وورش العمل والمعارض العلمية بتوفير الوجبات العدائية وخدمات الشاي والقهوة وغيره من الخدمات الأخرى .
  9. الأشراف على تفعيل دور الصندوق الخاص بتقديم الخدمات والتسهيلات للعاملين بالمركز .
  10. التعرف على اتجاهات العاملين مع وضع دراسة تحليلية للصعوبات التي تواجههم والعمل على إيجاد الحلول المناسبة للصعوبات التي تواجههم والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها بالتعاون مع الإدارات والأقسام والفروع مع وضع برنامج ترفيهية وثقافية ورياضية يقصد أدامة التالف بينهم .
  11. أتمام إجراءات تشغيل وإقامة العاملين غير الوطنيين لدى الجهات الرسمية .
  12. القيام بالأعمال والإجراءات والمعاملات الأخرى التي تكلف بها القسم .
  13. إعداد التقارير الدورية عن نشاط القسم .
  14. أية أعمال تسند للقسم في إطار أختصاصاته.

قسم النقل والحركة

  1. الأشراف على أعمال النقل والحركة ووضع أنسب الطرق والوسائل الكفيلة بتوفير احتياجات المركز من وسائل النقل والأشراف على حركتها والتزام سائقيها بالتقيد بالقواعد المعمول بها في هذا الشأن واستخدامها واستغلالها الأستغلال الأمثل .
  2. العمل على فتح ملفات لجميع المركبات والآليات التابعة للمركز كل وحدة على حده مدونة تجدا جميع البيانات تتضمن برنامج الصيانة الدورية والتأمين الإجباري ورخص التحول والحرص على متابعة الإجراءات الفنية المطلوبة لاستخدام وسائل النقل وإتمام إجراءاتها الفنية والقانونية في الأوقات المحددة .
  3. مراقبة أعمال الصيانة التي تقوم بها الجهات المتعاقد معها على صيانة مركبات وآليات المركز والتأكد من سلامة العمل والأسعار وجودة العمل .
  4. المشاركة في جميع اللجان التي تختص بالنقل والحركة وتحديد المركبات والآليات الغير صالحة .
  5. القيام بتسجيل جميع المركبات والآليات لدى الجهات المختصة .
  6. إعداد التقارير الدورية غير نشاط القسم .
  7. أية أعمال تسند للقسم في إطار أختصاصاته .

قسم المحفوظات

و يختص بما يلــــي :

  1. القيام بأعمال المحفوظات وتوثيق المعاملات .
  2. القيام بأعمال البريد و الهاتف والإشراف على الاحتفالات و المناسبات و المشاركة في اجراء الدراسات و الابحاث الميدانية و الاحصائية .
  3. إستقبال وإرسال و فهرسة البريد الوارد و الصادر وعرضه مع التقسيمات التنظيمية بالمركز وفروعة حسب الاختصاص .
  4. فتح وحفظ الملفات الموضوعية وتنظيم تداولها .
  5. فرز وحفظ المراسلات بالملفات .
  6. إعداد وعرض و حفظ الملف الدوري .
  7. متابعة الملفات واسترجاعها في الوقت المناسب .
  8. وضع دليل لكل الملفات وفهرستها .
  9. أية أعمال أخرى تسند للقسم في إطار أختصاصاته .